【SharePoint】SharePointとは?グループウェアってそもそもなに?

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Microsoft365を契約していると使用できるSharePointですが、実際になにをするものなのでしょうか?
よく言われているのが、

  • 社内ポータルサイトの作成・運用
  • ドキュメント管理(ファイル管理)
  • ワークフロー
  • ファイル検索・全文検索

このあたりが主なできることと紹介されていることが多いです!

では、果たしてSharePointがどの場面で役に立つのか、1年間職場に導入した結果をもとにご紹介したいと思います。

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そもそもグループウェアとは?

よくSharePointの紹介サイトを見るとでてくるSharePoint=グループウェアですが、そもそもグループウェアとはなんでしょうか?

グループウェアとは、企業など組織内のコンピュータネットワークを活用した情報共有のためのアプリケーションソフトウェアである。ネットワークに接続されたコンピュータ同士で情報の交換や共有、またスケジュール管理等の業務に利用される様々な機能を通じて、業務の効率化を目指したものである。
(引用:Wikipedia)

いわゆる社内で使用する情報共有・管理ツールであることです。
使用にはインターネット接続が必須であり、リアルタイムでデータの更新などの作業を可能にさせます。
そのため今まで紙ベースで仕事をしていることがデータとなり、タイムラグも少なく仕事も効率化できることでしょう。

SharePointを使ってできること

社内ポータルサイトの運営

いわゆる社内だけで閲覧を目的に作成するホームページのことです。

たとえば、

  • 直近の売上情報
  • マニュアルの共有
  • 各種サービスや社内システムのリンク
  • グループ予定表などの一覧表示

などの各種情報の入り口となるのがSharePointとなります。

ドキュメント管理(ファイル管理)

ドキュメント(Word・Excel・PowerPoint・PDF)を閲覧などすることができます。
社内の共有フォルダーのアクセスなどを行うのに優れています。

ワークフロー

ワークフローとは一連の作業や手続きを自動化することで業務効率化を行うものです。

SharePointのサービスと思われがちですが、Power AutomateとSharePointが連携しているだけで、実際はPower Automateというサービスを利用してワークフローを実行しています。

ファイル検索・全文検索

ファイル名やドキュメントファイルであればファイル内の文字の検索もできます。

ですが、検索オプション機能がないため絞り込みができず、ファイル数が多くなると検索結果が多くなります。

結局SharePointでやるといいことは?

社内ポータルサイトの運用で活用のみ

社内ポータルサイトの作成はSharePointではないとできないことであり、それに特化しているサービスといえます。

また、各種サービスの入り口をまとめることで社員も社内システムにアクセスしやすくなることだと思います。

もし作成したい場合はSharePointを利用しましょう!

ドキュメント管理・ファイル検索は「OneDrive」が優れている

OneDriveは個人ファイルを管理するサービスと思われがちですが、共有ファイルを管理することもできます!

もともとドキュメント管理を専門のサービスであり、追加・更新・削除はもちろん、検索機能も備わっております。

ワークフローはそもそも「Power Automate」である

ワークフローが作成できるサービスはPower Automateであります。

あくまでもSharePointと連携ができ、作成もSharePointからできるため勘違いしている場合が多いです。

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