Microsft365を導入したがなかな活用されない・・・現鉄道会社での話を公開!

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Microsoft365を導入して1年を迎えようとしております。

ですが、一部の社員だけ使用しておりまったくと言っていいほど活用は進んでおりません。
私なりに現状と考えをまとめてみましたので参考になれば幸いです。

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用語の解説

  • 現業機関
    駅・運輸区・指令室などお客様とかかわる業務に携わる職場
  • 非現業機関
    本社など統轄や事務など管理業務に携わる職場

導入の背景

従来

一般的に企業はパソコンやソフトはリースで使用しております。

従来では、すべて別々のリースや契約をしており、余計な経費が掛かっていました。

現在

現在は、Microsoft365とVMware Workspace ONEを使用することでOffice更新やWindows管理とiPadデバイス管理をまとめて行っております。

また、Windowsのユーザー情報をAzure ADを使用することでWindowsユーザーの一元管理を行っております。

少ないサービスを使用・連携することでコストカットやデバイス管理がしやすくなり、運用やセキュリティ対策で効果あると思われる
コロナ渦の中でテレワークの推進を求められている中、Microsoft365のサービスはとても優秀だといえます。
それもあり導入を決意したものだと思います。

比較

用途 従来 現状
サーバー Windows Server Microsoft Azure
Windows デバイス管理 Windows Server Microsoft365
iOS・Androidデバイス管理 Optimal Biz Microsoft365
+
VMware
Office製品 各パソコンでインストール Microsoft365
ファイル共有 Prime Drive Microsoft365
資料閲覧 Smart Catalog Microsoft365
社内メール Windows Server Microsoft365

Microsoft365導入後の現状

非現業機関の事務業務を行っている本社などでは活用はしているが、現場機関では全く言っていいほど利用が進んでいません。

資料閲覧や業務連絡ではSharePointやTeamsを少し使用しているが、誤った使い方情報共有の仕方に問題があり情報が錯綜してしまいどれが重要だかわからないのが現状です。

上記でも述べた通り大前提としてコストカットを目標に導入をしており、その先のことはあまり考えがなかったように考えます。

現業機関に専属社員がいない

Microsoft365が多くの機能があり、正直初心者にはとても難しいと思います。

ですが、令和の時代でも縦社会を極め続けている鉄道会社では本社などの非現業機関はとても壁が高い存在です。

確かに非現業機関には専属社員はいますが、質問をしても回答に時間がかかったりほかの業務も行いながらの対応になるのでやはり時間がかかります。

現業機関の社員に勉強会など開催しても結局は管理者の参加だったり、管理者がわかっていない・興味がないこともしばしばあり結局現場の活用は進まないのが現状です。

従来のやり方にとらわれすぎている

例えばメールであれば必ずと言っていいほどあいさつ文を入力する風土があると思います。
ですが、Teamsのチャットでやり取りする際は邪魔になってしまいます。
未だにあいさつ文をチャットで入力している社員もいます。

あいさつ文とは?
【メール文頭】
○○○部 ○○○○様
お世話になっております。
逆に署名を文末に残す社員までいます・・・。
これでは何も時短にはなりません。
署名とは?
【メール文末】
○○○○鉄道会社
○○○部 ○○○○
☎:○○○-▲▲▲▲-■■■■
これをYammerでもやる社員がいます。

全体を統括していない

ただ導入をしただけで満足しているようです。

例えば、SharePointのチームサイトは特に制限やルールの策定がなく作りたい放題になっています。
また、Teamsのメンションは重要なことを相手に通知したいときに使用するのが普通ですが、メールのCCやBCCのようにつけることで満足している社員も多くいます。

結果、情報の錯綜が生まれ重要な情報にたどり着けないのが現状です。

私が勝手に思い描く今後の展望

現業機関に専属社員の配置

鉄道会社になると社員数も多いため、Microsoft365に詳しい社員や、元システムエンジニアから転職した社員も多くいます。

そのような社員を本来業務で仕事をさせるのではなく、専属社員として業務した方が活用が見込めます。

コストカットを本当にやるのであれば必要なことだと思います。

専属社員も詳しい社員を配置することでアイデアや改善もスピーディーに進めることができるでしょう。

現業機関の管理者向けに勉強会の実施

一番パソコンやタブレットを使用している社員に向けて、勉強会の開催を進めています。

また改めて開催後の話については記事にさせていただく予定です。

まとめ

このように古い風土が根強く残っている企業で導入すると使い方もわからずに活用してしまうことで情報の錯綜が起きてしまいます。

一度社内のルールを見直し、現業機関に専属社員の配置を検討してみましょう。

非現業機関⇔現業機関と連携することで社内の活用が促進されると考えます。

さらに勉強会を開催することで知識を深めて、実業務にどのように活用できるか考えてもらうきっかけを生みだしていくことが大切だと思っています。

 

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